Die Spesen, die ein Lkw-Fahrer im Laufe seiner Fahrt ansammelt, kann er mit dem Arbeitgeber abrechnen. Tatsächlich ist das dank der Pauschalen sogar ziemlich einfach. Wir zeigen Ihnen hier, worauf Sie achten müssen. Es kommt vor allem auf die Länge Ihrer Fahrten an.
Was genau sind Spesen?
Spesen sind die sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen. Sie geben auf Ihren Fahrten laufend Geld aus – für die Toilette und die Dusche, fürs Essen und für Getränke, für Parkplatzgebühren, Maut und Übernachtungen. Sollten Sie das alles aus eigener Tasche zahlen, bliebe von Ihrem Lohn bedeutend weniger übrig als gewöhnlich. Entsprechend zahlt Ihnen der Arbeitgeber die Spesen – allerdings nur in der Höhe einer festgesetzten Pauschale. Sonst könnten die Fahrer die Ausgaben ihres Arbeitgebers mit Übernachtungen in Luxushotels und Essen in Sternerestaurants in die Höhe treiben.
Zahlt Ihr Arbeitgeber Spesen?
Lesen Sie Ihren Arbeitsvertrag sorgfältig: Hier sollte festgehalten sein, in welcher Höhe Sie Spesen abrechnen können. Je nach Arbeitgeber kann die Höhe auch von tariflichen Vereinbarungen abhängen. Die meisten Arbeitgeber für Lkw-Fahrer zahlen Spesen, da die Fahrer so die komplette Summe erhalten. Manche Arbeitgeber hingegen zahlen keine Spesen, sodass Sie die Summen als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben müssen. Hier ist die Ersparnis für Sie deutlich niedriger, und Sie müssen alle Ihre Ausgaben sorgfältig belegen können.
Diese Spesen können Lkw-Fahrer abrechnen
Welche Spesen Ihnen zustehen, hängt von der Art Ihrer Fahrten ab. Inzwischen gibt es nämlich nur zwei Spesenpauschalen – die kleine und die große. Machen Sie ausschließlich Tagesfahrten, bei denen Sie zwischen acht und 24 Stunden unterwegs sind, steht Ihnen die kleine Pauschale zu. Diese liegt bei zwölf Euro. Sind Sie für mehr als 24 Stunden unterwegs, geben Sie die große Pauschale an, die bei 24,00 Euro liegt. Für jede Übernachtung geben Sie außerdem pauschal 20,00 Euro an. Bei Fahrten unter acht Stunden Länge können Sie keine Spesen angeben.
Unternehmen Sie eine längere Tour, setzen Sie für den Tag der Abreise und der Wiederkehr jeweils die kleine Pauschale von zwölf Euro an. Der Arbeitgeber ersetzt Ihnen diese Spesen, wenn das im Arbeitsvertrag so festgehalten ist.
Im Ausland gelten andere Spesensätze
Überqueren Sie die Grenze zu einem Nachbarland, können sich die Spesensätze ändern. Mit welchen Sätzen Sie jeweils rechnen können, sollten Sie grundsätzlich vor Fahrtantritt nachschlagen, denn bei mehrtägigen Reisen machen sich die Unterschiede durchaus bemerkbar. Von Land zu Land sind die Spesensätze ziemlich unterschiedlich. Einen Überblick können Sie sich zum Beispiel in dieser Tabelle verschaffen.
Spesenabrechnung für Lkw-Fahrer: Vorlagen im Internet
Eigentlich ist die Spesenabrechnung (vor allem mit den Pauschalen) nicht besonders schwierig. Dennoch können Sie im Internet an verschiedenen Stellen Vorlagen zum Download finden, beispielsweise hier. Fragen Sie aber bei Arbeitsantritt bei einem neuen Arbeitgeber auf jeden Fall, wie die Spesenabrechnungen in dem Unternehmen gehandhabt werden. Schon nach den ersten Fahrten sollte Ihnen der Vorgang wieder in Fleisch und Blut übergegangen sein.
Fazit: Die Abrechnung von Spesen ist einfach
Dank der Pauschalen, die der Gesetzgeber festgelegt hat, ist die Spesenabrechnung inzwischen ziemlich einfach geworden: Es gibt nur noch die kleine und die große Pauschale sowie die Übernachtungspauschale. In verschiedenen Ländern gelten unterschiedliche Pauschalbeträge. Ob Sie die Spesen von Ihrem Arbeitgeber wiederbekommen, steht im Arbeitsvertrag. Diese Variante ist für Sie günstiger, als wenn Sie die Spesen als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben müssten. Vorlagen aus dem Internet helfen bei der Erstellung der Abrechnung, oft hilft aber auch einfaches Fragen weiter.